Beste lezer,

​

Uw e-mail wordt niet gelezen, want Studio Lot zit op de Bahamas.

​

Trek uw plan,

Lotte

​

Ah, de laatste actie die je uitvoert voor je de deur achter je dichttrekt om je een aantal dagen, weken of maanden geen fluit aan te trekken van Superdringende Verzoeken, Vriendelijke Vragen of Opdringerige Meeting Requests: het instellen van je out-of-office.

Ik persoonlijk vind dat tof. Ik beleef er plezier aan om het elke keer weer iets anders aan te pakken, zodat mensen niet (alleen) denken 'poe poe is ze nu weer op verlof' maar vooral 'lol da's grappig, ik gun het haar wel'. Ah, en natuurlijk ook om na mijn vakantie zonder de stress van '832 superbelangrijke mails die allemaal NU een reactie vragen' weer te kunnen opstarten, natuurlijk.

Alles wat je moet weten, is wie jou zo ongeveer allemaal mailt, waarom ze dat doen, op welke manier jij - nu al - kan helpen toch gedaan te krijgen wat ze willen en wanneer je terug bent.

OOO's voor pro's:

• For the love of god, plak een duur op je afwezigheid in je out-of-office, of je kan er evengoed geen sturen (maar voel je vrij om een paar dagen aan je eigenlijke terugkeerdatum te plakken om in alle rust met je mailbox te kunnen dealen).
• Geef duidelijk aan wat je verwacht van de genegeerde verzender:
  • 'Wacht rustig af tot ik terug ben'
  • 'Ik verwijder al mijn ongelezen e-mails als ik terug ben, stuur me een reminder als het echt belangrijk is'
  • 'Contacteer collega N. Iet Op Verlof als het niet kan wachten tot ...'
  • 'Denk efkes zelf na' (Nee sorry, deze mag je wel denken, maar niet doen, daar ga je ruzie mee krijgen)
• Automatiseer wat er te automatiseren valt.
  • Zit je mailbox standaard vol met aanvragen voor een call, zet dan een linkje naar je kalender in je out-of-office (dat kan met Calendly, maar ook met de Google Calendar tegenwoordig).
  • Ben je een kleine ondernemer die heel vaak dezelfde vragen krijgt en geen team heeft om daarmee te dealen? Overweeg dan wat veelgestelde vragen + antwoorden of een link naar een FAQ-pagina toe te voegen aan je out-of-office.
  • En ehhh ... als je een nieuwsbrief hebt, pluggen die handel!
• Hou het luchtig, maar ook kort: als je wat meer uitleg wil geven over het 'waarom' van je afwezigheid, is dat alleen maar leuk (en een converstation starter achteraf), maar niemand hoeft op de hoogte gehouden te worden van je complete uitgestippelde route langs de Amerikaanse westkust - want daar hebben mensen die wél gewoon moet werken geen tijd voor.

Ja, humor gebruiken mag. Ja, iedereen die iets anders beweert is een zuurpruim. Nee, je hoeft niet toch nog te preciseren dat als het écht écht dringend is, mensen je wel mogen whatsappen. En nee, je bent niet verplicht om alsnog met een half oog die mailbox in de gaten te houden als je met je benen omhoog op een strandstoel op Ibiza ligt.

​

Veel plezier ermee!

​

Lotte

​

​

​

​

​