Hallo daar!

We zijn er geraakt zeg, de laatste mail van de maand. Omdat herhaling nooit slecht is (ik meen het, stuur gerust drie keer dezelfde boodschap in iets andere woorden, niemand gaat het u kwalijk nemen), sluit ik deze reeks af met een checklistje dat je kan gebruiken om van elke oké mail een iets leukere/effectievere/... mail te maken.

Is de boodschap simpel?

Probeer je niet drie verhalen te vertellen in één mail? Valt de boodschap samen te vatten in een of twee zinnen? Carry on then.

Zit er overbodige informatie in je mail?

Lees elke zin en vraag je af of die écht bijdraagt aan de boodschap/het doel van de mail. Als je twijfelt: weglaten.

Is iedereen die de mail krijgt ook in staat om die te begrijpen?

Scan de tekst voor dode woorden (hier vind je de lijst), zet efkes je expertise-bril af om te ontdekken of er jargon in je casual boodschap verstopt zit en als je dan toch bezig bent: denk dan even na of je passieve constructies (je factuur zal binnen 3 dagen betaald worden door de boekhouding) kan vervangen door de kortere actieve variant (boekhouding betaalt je factuur binnen 3 dagen).

Is het voor je lezer duidelijk wat je verwacht?

Maar echt DUIDELIJK hé. Als je twijfelt, voeg dan op het einde nog een call-to-action toe waarin je specifiek verduidelijkt wat de volgende stappen zijn.

Klink je als jezelf?

Als je de mail hardop voorleest, klinkt het dan hetzelfde als wanneer je de boodschap face-to-face zou overbrengen? Of zijn er hier en daar nog wat formaliteiten en gekke gewoonteconstructies ingeslopen?

Ziet de mail er visueel overzichtelijk uit?

Bekijk je mail, los van inhoud, met een kritische, gehaaste blik (en liefst ook op smartphone-afmetingen). Is meteen duidelijk waar het over gaat? Zijn de lappen tekst behapbaar? Zouden tussentitels, lijstjes of misschien hier en daar een vetgedrukt woord het geheel overzichtelijker maken?

​

Dat klinkt misschien als knetterveel werk, maar ik beloof dat het mee zal vallen. Hoe meer je erop let, hoe vanzelver (als in: vanzelf, vanzelver, vanzelfst) het zal gaan. Het is trouwens ook echt niet nodig om deze checklist er voor elke mail bij te halen ("Nee." of "Oké." zijn ook perfect acceptabele antwoorden op sommige vragen), maar zo af en toe, als je zin hebt om uit te pakken (of om begrepen te worden), kan het maar helpen.

Dat was het zeg, hoe leuk was dat? Ik hoop oprecht dat je er, al was het maar één dag, iets aan gehad hebt. En ook dat je aan mij denkt als je nog eens iemand in de buurt hoort verzuchten dat het toch een TAKKEWERK is, dat mailen. Want ik neem dat dus met plezier uit handen hé, als het gaat om nieuwsbrieven, launch sequences of vaste webshop-mails bijvoorbeeld.

​

Merci om erbij te blijven en tot binnenkort!

Lotte

​